Accompagnement à la préparation de la certification Qualiopi : mode d’emploi
Pour commencer
Quand une entreprise me contacte pour les accompagner à préparer leur certification Qualiopi, quelles sont les 3 premières actions concrètes que je mène ?
En tout premier lieu, il convient de réaliser :
1. Un audit ou diagnostic initial sur l’existant lié à sa certification
- Quels outils sont utilisés ?
- Y a-t-il déjà des process en place ? Si oui lesquels et qui en a la charge au sein de l’entreprise ? Sinon, ceux-ci seront créés.
- Dans quelles catégories/Critères (il en existe 7) se situe-t-elle par rapport à la lecture du référentiel Qualiopi ?
2. Un plan d’actions et d’accompagnement personnalisé
Puis en second lieu, un plan d’actions et d’accompagnement personnalisé peut être mis en place. Celui-ci comprend :
- La lecture du référentiel et de ses caractéristiques afin de coller à l’activité de l’entreprise et la mise en place des actions pour sa bonne mise en conformité.
- La création d’un tableau de bord de suivi avec les échéances à venir, les responsables identifiés par action et les procédures à mettre en place jusqu’à l’audit.
3. Enfin, la mise en place d’une structuration documentaire
Celle-ci consiste à fournir tous les modèles et/ou trames nécessaires au bon fonctionnement et déroulement de la certification. Cela peut être :
- Les tableaux de suivi pour les formateurs
- Les questionnaires de satisfaction
- Les fiches pédagogiques et d’ingénierie
- Les livrets d’accueil
- Les espaces communs de rangement (Drive, Dropbox)
- Les modèles de présentation
- Les fiches de veille …
L’objectif étant d’avoir une base documentaire solide et homogène avant de démarrer la mise en conformité.
Comment organiser le travail au quotidien ?
Quels outils/process mettre en place pour que l’entreprise reste conforme après mon passage ?
Suivi régulier
Création d’un suivi hebdomadaire ou bimensuel avec des points d’avancement réguliers (en visio ou en présentiel) pour lever les blocages.
Tableau de suivi
Création d’un Tableau de suivi Qualiopi (Excel ou Notion) : chaque indicateur y est listé avec preuves, statut, responsable de l’action et date de mise à jour.
Routines qualité
Le but est de créer des habitudes simples telles que revue de satisfaction après chaque formation, mise à jour mensuelle des preuves, vérification annuelle du plan de compétences/formation, etc.
Automatisation
Utilisation d’outils comme Drive, Dropbox, Slack ou Sharepoint pour collecter automatiquement les évaluations et centraliser tous les éléments de preuves.
Transmission de compétences : je forme l’équipe pour qu’elle soit autonome dans la gestion du système qualité après mon passage.
Préparation aux 2 jours d’audit
Semaine avant l’audit :
- Simulation d’audit (« audit blanc ») avec les équipes.
- Vérification de la complétude du dossier de preuves.
- Coaching de la personne référente qualité pour renforcer sa confiance.
Le jour J :
Oui, je suis présente (à distance ou sur site selon le choix du client).
Mon rôle : veiller à la bonne gestion du temps, rassurer l’équipe, aider à reformuler les réponses et faciliter la communication avec l’auditeur. Je suis un soutien stratégique et méthodologique.
Erreurs classiques & Points de vigilance
- ❌ Documents présents mais non appliqués.
- ❌ Manque de preuves concrètes.
- ❌ Traçabilité insuffisante des actions.
- ❌ Oubli d’indicateurs spécifiques (handicap, veille).
- ❌ Chiffres de satisfaction non indiqués sur le site.
- ❌ Questionnaires non à jour ou non fournis.
- ❌ Preuves de formation des formateurs manquantes.
- ❌ Logo non inséré sur le site.
- ❌ Mauvaise préparation (preuve introuvable).
Pourquoi déléguer cette mission ?
Mon objectif : que tout soit simple et automatisé pour que la conformité devienne un réflexe, pas une corvée.
Gain de temps
J’apporte une méthode claire et éprouvée, ce qui évite des semaines de recherche et de tâtonnement.
Tranquillité d’esprit
Je sécurise tout le processus jusqu’à l’audit final pour une certification sans stress.
Pédagogie
Je ne fais pas “à la place de”, je fais “avec”, pour rendre votre entreprise totalement autonome.
Vision pragmatique
J’adapte les exigences du RNQ à la réalité de votre entreprise (taille, ressources).
Taux de réussite
Mes accompagnements débouchent sur une certification obtenue dès le premier audit.
Pérennité
Une organisation claire et des outils simples pour rester conforme sur le long terme.
Conclusion
Je vous laisse une organisation claire et des outils simples pour rester conforme après la certification.